Dette er situasjonen; Du er nettopp ferdig med en tidkrevende rekrutteringsprosess, kandidaten har takket ja til tilbudet, nå er tiden inne for å konsentrere seg om de daglige krav.
Men saken er den at det er nå du kan legge til rette for fremtidig rekruttering og din egen suksess. Både ditt eget og firmaets omdømme bygges over tid gjennom kontakten med en og en person, og det ordet som spres om dere er avgjørende for å tiltrekke de mest talentfulle og kompetente menneskene.
Du sprer godt omdømme ved ved å behandle de som ikke fikk jobben på en god måte, og kanskje møtes dere ved en senere korsvei.
Folk er ikke så godt vant når det gjelder hvordan de behandles som jobbsøkere, du trenger ikke gjøre mye for å oppnå en "wow" effekt, som eksempel å ringe de kandidatene du har hatt inne til intervju.
Si takk til søkeren for at hun/han søkte og at de har investert av sin tid på intervjuene.
Forklar din begrunnelse for at vedkommende ikke ble valgt. Begrunnelsen kan ofte sies i to setninger. Ønske velkommen til å søke en senere gang og ønsk lykke til. NB! For å unngå at søkeren misforstår og tror du ringer for å fortelle at hun har fått jobben, i det siste intervjuet informer om at du kommer til å ringe uansett utfall.
Kandidatene danner seg sitt bilde av firmaet ditt ut fra den behandlingen de får, og når de får et brev fra deg med en kort og saklig informasjon så beholder du deres respekt selv om de ikke fikk jobben.
Brevet er et "Takk, men nei takk" brev som forteller kandidaten at hun ikke ble valgt til stillingen. Grunnen til dette er at du har vurdert en annen kandidat til å være bedre kvalifisert. Om du mener at søkeren passer inn i kulturen og ville kunne passe til andre stillinger i organisasjonen bør oppmuntre vedkommende til å søke på nytt i fremtiden. Takk for at hun søkte på stillingen og for tiden som er brukt i intervjuprosessen. Brevet avslutter du positivt ved å ønske lykke til.
Gjør brevet personlig ved å bruke søkerens navn.
Unngå at brevet lyder som et avslag, selv om det er hva det faktisk er.
Gå rett på sak, og særlig dersom du allerede har snakket med henne på telefon og derved vet hva brevet bringer.
Skriv formelt, forretningsmessig og saklig. I brevet setter du en stopper for en menneskes forhåpninger, gjør det med respekt.
Det betyr at du aldri må skrive noe du ikke mener, gi aldri fremtidige forhåpninger når du vet at vedkommende ikke passer passer inn.
Vær deg helt bevisst på at brevet er din siste mulighet til å påvirke om den personen vil tenke positivt om ditt firma. Ditt omdømme som arbeidsgiver blir påvirket av denne kandidaten og de personene denne kandidaten omgås med, basert på den erfaringen kandidaten sitter igjen med etter kontakten med ditt firma. Ikke gjør den feilen å tro at dette har mindre betydning for din fremtid som arbeidsgiver.
Det er ingen fasit på hvordan et avslag skrives, men du bør ta hensyn til det jeg peker på ovenfor. Nedenfor finner du et eksempel som gjelder avslag på jobbsøknad, det er ikke kalt inn til intervju. Når søkeren har deltatt i intervjuer må brevet i tillegg vise til det. Du justerer teksten slik at det passer deg best.
Dato
Søkerens navn
Søkerens adresse
Kjære (søkerens navn)
Vi verdsetter din interesse for (firmanavn) og for stillingen (betegnelse på stillingen) som du søkte på. Vi har vurdert de søknadene som vi mottok før fristens utløp, din søknad ble ikke valgt ut for videre behandling.
Vi setter pris på at du tok deg tid til å søke. Vi ønsker å oppmuntre deg til å søke på fremtidige ledige stillinger i vårt firma som du er kvalifisert for.
Vi ønsker deg lykke til med din jobbsøking og for fremtiden. Takk igjen for den interessen du har vist for vårt firma.
Vennlig hilsen
Navn og underskrift
Søkerens navn, adresse, dato.
Kjære (søkerens navn)
Vi har intervjuet flere kandidater til stillingen som (navn på stillingen), og vi har kommet til at en annen av kandidatene er mest kvalifisert for kravene i stillingen. Dette brevet er for å informere deg om at du ikke ble valgt til stillingen.
Takk for at du tok deg tid til å komme til intervjuer hos oss. Intervjuteamet satte pris på å møte deg og på interessant diskusjon.
Vi ønsker deg lykke til med jobbsøket og med fremtiden. Takk for interessen du viste for vårt firma.
Vennlig hilsen
Navn, stilling og underskrift