Oppsigelse mal!

En mal og guideline .. 
... når du trenger å si opp folk

Oppsigelsesprosessen

Dyktige ledere tar umiddelbart ubehaget med å avvikle feil medarbeidere, -
og får det mye bedre etterpå

Gjennom 30 år som konsulent har jeg rukket å snakke med mange ledere om deres preferanser. For de fleste, enten de er fremragende eller gjennomsnittlige ledere, er det å fjerne en ansatt fra jobben sin, å si opp noen, det de hater mest. 

Det hender at ansatte foretar seg ting som er ulovlig. Slike situasjoner er tross alt av en mer enkel natur, og er ikke hva vi skal sette fokus på her. De vanskelige situasjonene er når en ansatt ikke presterer. 

Dette er tilfelle som er mer uklare, ikke så definerte. Hva er egentlig et uakseptabelt prestasjonsnivå? Hvor lenge kan det pågå før nok er nok? Har du gjort nok for å hjelpe den ansatte? Og hva skal du si i den vanskelige samtalen, hvilke ord skal du bruke, i hvilen rekkefølge? Noen ledere blir overveldet av å skulle ta disse beslutningene og unnviker problemet. Mange har da en tendens til å vente og utsette en oppsigelse. Min sympati er ikke på deres side. 

Er du en av dem som trenger å se at noen ganger er det å si opp en medarbeider det samme som å vise ekte omsorg. Vel, ikke misforstå her; målet med ledelse er ikke å være omsorgsfull, målet er å optimalisere prestasjoner. Men når du må gjennomfører en oppsigelse fordi prestasjonene uteblir, da er dette å ivareta folk, også fordi du på denne måten ivaretar resten av dine ansatte. 

I arbeidslivet blir alt arbeid utført av team. Så evnen til å rekruttere, å foreta utvelgelse, utvikle effektivitet og prestasjonsevne og utnytte en effektiv gruppe mennesker er nøkkelferdighetene innen ledelse. Faktisk vil den fremgang du har i livet være begrenset til den grad du evner å organisere en gruppe mennesker til å arbeide godt sammen for å oppnå organisatoriske mål. 

Er du opptatt av hva du kan gjøre for å unngå en oppsigelse, eller er det å avvikle en ansatt helt uunngåelig, nå ønsker en mal for gjennomføringen. 

Denne siden vil hjelpe deg til å gjennomføre en cocahing prosess eller en oppsigelse på en profesjonell måte. 

Feilansettelser betyr å sløse bort tid på brannslukking. Det betyr å sløse bort resultater med middelmådige prestasjoner. Desto lavere kvalitet du legger i rekrutteringen, desto mer tid må du bruke på å løse problemer i de tre andre områdene, - i stedet for å skape verdier. Og jobben med å utvikle og trene feil medarbeiderne har lite til felles med prestasjonsutvikling. 

Problemer med ansatte..
.. i over 80% av tilfellene er det et prestasjonsproblem

Det finnes andre grunner til oppsigelse enn manglende prestasjon, jeg kommer til det senere, men i mer enn 80%
av tilfellene dreier det som om prestasjons problem. 

Har du kommet til at oppsigelse er veien å gå kan du hoppe direkte til planleggingsfasen: (klikk symbolet over til høyre) 

Om du ikke kjenner deg sikker og vil gjøre en nærmere vurdering for valg av tiltak. Mange av problemene som kan oppstå med ansatte er midlertidige. Vær oppmerksom på det. Folk kan være i dårlig humør; det kan skyldes en ytre årsak, problem hjemme, sykdom, økonomiske utfordringer osv.; så vær lydhør for den slags som er av typen forbigående. Vær empatisk til det problem din medarbeider har nå, lytt til hva personen har å si fullt ut og hør på hans side av saken. Som leder er det ikke din oppgave å være psykologisk rådgiver, men å være en god lytter. Noen ganger er det dette som skal til for å få folk tilbake på sporet.

Manglende prestasjoner

Noen ganger er det firmaets feil; det kan være arbeidslederen som ikke fungerer bra, det kan være et problem slik at de ikke fungerer så bra sammen og det kan skje misforståelser. De to andre årsakene er:

1) Mangel på retning 

2) Mangel på anerkjennelse

Disse to utgjør mer enn 80% av årsakene til manglende prestasjoner i organisasjoner. Tenk over hva gjelder i ditt tilfelle. Vet personen hva som forventes av ham/henne? Og i hvilken grad gir du vedkommende fortjent anerkjennelse for det. Disse to områdene er de største årsaken til
demotivasjon i organisasjoner i dag. 

Prestasjonsproblem

Du har problem med en medarbeiders prestasjon og har begynt å bekymre deg over vedkommende, men det er ikke kommet til det punktet der du har definert det som et problem, og du har har ikke tatt en endelig beslutning om oppsigelse. Det dreier seg om prestasjonsforbedringog foreløpig ikke et prestasjonsproblem. I mange tilfelle er det en god løsning å iverksette et tiltak med tett oppfølging. 
                                                    

Prestasjonsforbedring

Dette betyr at på en eller annen måte blir en jobb ikke gjort. Det kan problem med å levere kvantitet, kvalitet, punktlighet, eller det kan dreie seg om problem med relasjoner, disharmoni med organisasjonen. Det har foregått en prestasjonsforbedringsprosess som ikke har ført frem, og du definerer nå saken som et problem du ikke vil eller kan leve med, du ønsker å si opp vedkommende. 

Negative konsekvenser

Når negativ adferd og dårlige prestasjoner blir tolerert sliter det på motivasjonen hos resten av dine medarbeidere.

Når dine ansatte ser at lav kvalitet og dårlige prestasjoner blir tolerert tar de det som et logisk tegn på at slike ting ikke er viktig. Dette blir noe motvirket dersom du tydelig verdsetter rett adferd. I motsatt fall er kynisme en uunngåelig konsekvens. Det er det verste som kan skje. Folk slutter å tro på at det nytter å gjøre de riktige tingene. De begynner å tenke at når kvalitet tydeligvis ikke er av verdi trenger ikke jeg gjøre det heller. Som konsulent har jeg kommet til organisasjoner der dette har fått utvikle seg. Hvem det er som slutter? De beste, de som har integritet slutter. Alltid de beste. 

Dette sliter også på din motivasjon, og enda verre, å være leder for problemmedarbeidere stjeler av din verdifulle tid. Det er uansvarlig av en leder å la en slik situasjon vedvare. 

Dessuten trenger det å gjennomføre en oppsigelse bli en av dine verste erfaringer. Ovenfor påpekte jeg at det kan kombineres med å ivareta folk. Du kan gå enda et skritt med dette, skrittet inn i videre fremragende lederskap. Du kan benytte muligheten til å tenke gjennom hva som gikk galt. For det er jo noe som har gått feil. Og fremragende ledere vet at det å gjøre feil er en betingelse for å bli god, de vet at den som treffer flest mål er den samme som bommer på flest mål, og at de selv er blitt fremragende fordi de lærer av feilene de gjør. 

For eksempel dersom problemet er manglende talent, medarbeideren er designet for en annen type jobb, eller det skurrer med dårlig kjemi. Klart du har har muligheten til å forsterke eller ivareta medarbeiderens egenverd. Nei, det hadde du ikke tenkt. Det du kan gjøre er å bevisstgjøre medarbeideren at det ikke er feil på ham/henne, det er ikke noe galt med personene, der er bare ikke rett arbeid eller arbeidssted. Motiver vedkommende til å se fremover og sette i gang med jobbsøk. 

Tenk også på at verden noen ganger er liten. Anstreng deg for å avslutte ethvert forhold på en positiv måte. Gjøre i hvert fall ditt. Dessuten kan jeg love deg at dette er vitaminer for ditt eget egenverd. 

Avskjedigelse

Av og til oppstår det situasjoner hvor du ønsker å ønsker å avslutte et arbeidsforhold umiddelbart. Dette er de vanligste tilfellene; 1) Stjeler firmaets eiendeler. 2) Truer med vold eller er voldelig. 3) Ser pornografiske på nettet i arbeidstiden. 4) Opptrer beruset. 

Ved et tilfelle fant vi gjennom rent detektivarbeid at økonomisansvarlige hadde underslått et meget stort pengebeløp. Firmaet hadde ingen prosess, ingen kriseplan for håndteringen av dette, men det er ikke alle foretak som kan støtte seg til ekstern hjelp når slik ting skjer, så forbered deg ved å bevisstgjøre deg følgende prosess: 

• Det første du gjør er å forsikre deg om at den ansatte ikke er en fare for seg selv (og/eller andre). I så fall bringer du vedkommende til et trygt sted.
• Hvis vedkommende har foretatt seg noe ulovlig kontakter du politiet.
• Få hjelp av interne sikkerhetsfolk dersom det finnes.
• På en rolig måte fastslå den straffbare handlingen overfor vedkommende mens det er vitner til stede i rommet.
• Kort og klart gir du den ansatte oppsigelse.
• Ta kontroll på firmaets eiendeler, få tilbakelevert slikt som PC, telefon etc.
• Tillat at den tidligere ansatte pakker private eiendeler dersom situasjonen gir den muligheten.
• Sørg for at den tidligere ansatte kan stille spørsmål omkring avslutning av arbeidsforholdet.
• Følg den tidligere ansatte ut av bygningen og gjør det klart at ethvert forsøk på å returnere vil bli håndtert som eiendomskrenkels

Svelg frosken nå! Ta ubehaget og få det mye bedre etterpå ... 

Mål: Aksepter at du gjør det rette, kvitt deg med skyldfølelsen og begynn å forberede endringen.


Du må handle straks du har slått fast at den ansatte ikke kommer til å løse problemet. Desto lenger tid du bruker på å få gjennomført en nødvendig oppsigelse, desto større er faren for at resten av organisasjonen mister respekt for deg. Som leder har du disse fire hovedoppgavene i forhold til ressurser: Anskaffe, utvikle, optimalisere og avvikle. 

Å avvikle folk er ikke noe vi ønsker å gjøre, men ut fra respekt for mennesket det gjelder, de andre medarbeiderne og organsisasjonen du som leder har tatt ansvar for, noen ganger er det uunngåelig. Hvis du er leder trenger du både å bli god på det og å venne deg til det.
Ingen liker konflikt, men mens du tviler kan firmaet tape kunder, penger og produktivitet. Tilbøylighet til å unngå konflikter og utsette ubehagelig ting i forhold til medarbeidere henger henger i stor grad sammen med din personlighet. For bevisstgjøring av dine sterke og svake sider i forhold til konflikthåndtering kan du ta en gratis DiSC personlighetstest. 

La oppsigelse være det siste du tyr til ... 

Mål: Forsikre deg om at du har gitt den ansatte reell mulighet til å lykkes.

Når oppsigelse er på sin plass skal den ikke utsettes. Men før du setter i gang, spør deg selv om du virkelig skal be denne personen om å gå eller om du bør gi vedkommende en tilstrekkelig mulighet til å oppfylle kravene. Er det personen som er problemet? Eller er det omgivelsene? Kan hende du befinner deg i en tilstand av usikkerhet, bare pass på at du ikke blir handlingslammet. Få tatt beslutningen. 

Når beslutningen er tatt er det rett tidspunkt for av oppsigelsen (klikk figur over til høyre og les mer neste side >> .

Navigasjonshjelp

Du er nå på hovedsiden for Avvikling av ansatte >> klikk her>> 
En mal og guideline for å gjennomføre en avviklingsprosess; 

Dette er tema-relaterte Undersider: 
Komplettére verktøykassen din med en Planlegging av oppsigelse.">>  
Gjennomfør drøftelsesmøte med medarbeider før oppsigelse>>  
Gjennomfør kort og klart>> . 
Informer resten av teamet..>>  

Trenger du også en mal for 
effektiv REKRUTTERINGSPROSESS >> ? 

Her kan du ta en gratis personlighetstest:
DiSC/DiSK personlighetstest >>  
..prinsipper og strategier for personlig suksess:
Prestasjonspsykologi >>  

Her går du rett til:
nettstedets hjemmeside >>  


Kjell Ramstad
Bedriftsrådgiver, konsulent, rekruttering - Oslo, Sarpsborg, Fredrikstad, Moss, Halden, Drammen, Østfold

Egen erfaring: Som leder i 4 konsulentorganisasjoner og som konsulent har jeg vært involvert i rekruttering av mer enn 150 personer. Jeg har vært involvert i oppsigelse av ca. 30 personer, enten i en situasjon der jeg som leder overtok ansatte,- eller som konsulent. Kjell Ramstad

varseltrekant