Jobbanalyse / stillingsanalyse

Ansetter du feil folk vil ingen ting av det du gjør fungere,
så 90% av all suksess i din organisasjon starter her.

Jobbanalyse - (stillingsanalyse -
arbeidsanalyse - oppgaveanalyse)

Vår erfaring er at jobbanalysen og jobbskrivelsen ofte fremsettes i et sammensurium, og at det helst tipper over i jobbbeskrivelse. Som tilsier at man i for stor grad tar beskrivelsen for gitt, den er jo som den er som den allerede har vært. Men tvert i mot, en tilpasset jobbanalyse er bevisstgjørende og ikke sjelden vil den resultere i en skjerpet og mer presis jobbbeskrivelse.

Bli med oss videre her, så kan du gjøre deg opp din mening ut fra det.

Her tenkte du kritisk gjennom hvorvidt organisasjonen virkelig trenger å besette denne stillingen, og om det finnes rasjonelle, alternative løsninger til det å bringe en ny ansatt ombord. 

Når analysen gir ja > go, ...  ansett ny person om output står du foran oppstart av den prosessen som har den største innvirkning på din suksess om leder. Gjør du feil her vil ingen ting av det du ellers gjør fungere bra.

Så langt er altså gjort en analyse av om det faktisk er grunnlag for nyansettelse eller ei, og avhengig av situasjonen kan analysen ha vært mer omfattende eller helt enkel.

Det første videre steg til suksess nå er at du gjør en jobbanalyse som forberedelse til en beskrivelse og spesifisering av stillingens krav, en krav-spesifisering som i stor grad vil avgjøre en suksessfull rekruttering. 

Formålet med å gjøre en jobbanalyse

Formålet med jobbanalysen er altså å få på plass det grunnlaget du trenger for å spesifisere jobbkravet, som igjen definerer din mulighet til å ansette rett person. Mer spesifikt vil det danne grunnlag for å bestemme stillingens arbeidsområde, kompetansekrav, hvilke fysiske krav som stilles osv. både med tanke på utvelgelse / rekruttering, men også for videre trening, kompensasjon og medarbeidersamtaler.

Du gjør jobbanalysen som forberedelse til jobbbeskrivelsen, der du spesifiserer jobben behov og krav. 

Det vil danne grunnlag for å bestemme om allerede ansatte er kvalifiserte, særlig viktig i situasjoner med overtallighet og oppsigelser. Analysen skal gi grunnlag for å definere krav til utdanning og ekspertise, hvilke hovedutfordringer vil de være fremover, hvilke endringer/ omstillinger kommer som vil berøre stillingen og konsekvenser av disse.

Det er ofte nyttig å ha noen punkter å forholde seg til, her en noen av de mest sentrale:

• Hvorfor eksisterer denne stillingen?

Dette spørsmålet stilte vi egentlig på foregående side, som en del av grunnlaget for å avgjøre hvordan den "ledige stilling" skulle håndteres; fjernes, integreres i andre stillinger osv., eller fylles med en nyansettelse. Ut fra det startet jobbanalysen  forrige side, under planlegging.

• Hva er stillingens hovedfunksjon og eventuelle delfunksjoner?
  (Ut fra stillingens funksjon, hva er dens hovedkomponenter / aktiviteter, som igjen sammenstilles med prosessen totalt (se under), som kan bidra til å oppdage at visse oppgave ikke er dekket inn. I et tilfelle oppdaget vi at verkstedsjefen hadde ansvaret for innkjøp og verkstedproduksjon, men ansvar for lageret av råvarer lå ikke hos noen.
• Hvor i prosessen befinner stillingen seg, hvilken del av prosessen tiler stillingen
  (Ref. organisasjons-kart med navn, hvilke stillingen rapporterer til og samarbeider med og hva som her bør tas i betraktning, samt prosess-kart som viser arbeidsflytens input og output mer detaljert.)
• Hvordan utføres jobben, hvilke metoder
• Verktøy og utstyr og betjeningen av disse spesifiseres.
• Hvilke fysiske og mentale oppgaver / aktiviteter ligger i utførelsen?
  (Stikkord: kunnskap, ferdigheter, talent)                 
• Individuelt eller team arbeid?
  Består arbeidsmiljøet mer av individuelt arbeid (ensom ulv) eller oppnås resultater hovedsakelig sammen med andre. Andre områder er jobb-utvidelse, jobbrotasjon og "jobb-berikelse" (horisontal / vertikal) 
• Hvem er interne leverandører, hva karakteriserer overleveringen?
• Hvem er interne kunder / hva karakteriserer overleveringen?
• Hvilken kategori er eksterne kunder?
  Nye kunder, service til eksisterende kunder, grad av kompleksitet, grad av kreativitet og problemløsing, hvor fordeles ansvar for initiativ (kun respondering på kunders henvendelse kontra fingerspiss kontakt med kunders situasjon)
• Hva er det fysiske område der arbeidet vil bli utført?
• Når blir arbeidet utført (eks. skiftarbeid, turnus, dag / natt osv)?